Raus aus Google Tasks, rein in den eigenen Betrieb

Willkommen zur siebten Ausgabe des S7, dem Club der Souveränen. Diesmal erzählen wir, warum wir Google Tasks gegen Vikunja getauscht haben und auf welchen Komfort wir dafür verzichten. Außerdem hat uns eine Hochschule geschrieben, dass in fast jeder Ausgabe das Wort selbst gehostet steckt, und gefragt, wie Souveränität mit wenig Personal funktionieren soll. Darauf antworten wir heute. Viel Spaß beim Lesen. 1. UNTER KUMPELN: Vikunja statt Google Tasks, mehr Ordnung und weniger Komfort Unsere Projekte lagen seit der Gründung in Jira, heute liegen sie in OpenProject. Davon haben wir hier schon mehrfach erzählt. Was kein Ticket wert war, landete daneben lange in Google Tasks. Das war bequem: Mail öffnen, Seitenleiste aufklappen und aus der Nachricht eine Aufgabe machen. Das Werkzeug hing in Gmail, im Kalender, in Drive, in Docs und im Chat und fühlte sich dadurch selbstverständlich an. Mit der Zeit hatten wir zwei Probleme damit. Auch in diesen kleinen Aufgaben steht, wer was bis wann für welchen Kunden erledigt, und sie lagen in einer US-Cloud. Das wollten wir nicht mehr. Außerdem war Google Tasks für unsere Arbeit zu klein geworden. Google Tasks kennt nur einen Stern für Wichtiges, aber keine Prioritätsstufen, keine Labels und keine Dateianhänge. Unteraufgaben gibt es nur eine Ebene tief. Projekte, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben oder eine Board-Ansicht bietet Google Tasks nicht. Solange jeder von uns ein paar eigene Aufgaben verwaltet hat, war das in Ordnung. Für das Tagesgeschäft rund um parallele Audits, Schulungen und Pentests reichte das nicht mehr. Gewechselt haben wir zu Vikunja, https://vikunja.io . Vikunja ist quelloffen, gepflegt wird es von einem Entwickler aus Deutschland, und wir betreiben es auf unserem eigenen Server. Dieselben Aufgaben sehen wir als Liste, als Kanban-Board, als Zeitplan oder als Tabelle. Prioritäten, Labels, Fälligkeiten, Erinnerungen und Anhänge sind eingebaut. Dazu kommen Projekte mit Unterprojekten, gespeicherte Filter, Freigaben für Teams und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Über CalDAV, den offenen Standard für Kalender und Aufgaben, lassen sich die Aufgaben mit einigen Apps abgleichen, etwa mit den Erinnerungen auf dem iPhone. Vikunja selbst führt diese Anbindung allerdings noch als Alpha. Die Arbeitsteilung ist geblieben, nur die Werkzeuge sind neu: In OpenProject dokumentieren wir die Arbeit in den Projekten, in Vikunja landen die Aufgaben aus dem Tagesgeschäft. Auch dieser Newsletter entsteht in Vikunja, in sechs Spalten vom Themenspeicher über Entwurf und Prüfung bis zum Archiv. Die Idee zu diesem Text lag dort als Karte, bevor wir ihn geschrieben haben. Einiges haben wir mit dem Wechsel aufgegeben. Am meisten fehlt uns der Klick aus der Mail. Gmail nutzen wir nicht mehr, unsere Mails laufen über mailbox.org und Thunderbird. Vikunja ist ein eigenständiges Werkzeug, ohne Seitenleiste im Postfach und ohne Knopf für E-Mail zu Aufgabe. Thunderbird kann eine Mail zwar über CalDAV als Aufgabe in Vikunja anlegen, richtig gut integriert ist das aber nicht. Wer aus einer Nachricht eine Aufgabe machen will, wechselt das Fenster, kopiert den Betreff und legt die Aufgabe von Hand an. Das dauert jedes Mal nur Sekunden, kommt aber bei jedem im Team täglich vor. Auch das Zuweisen ging in Google Tasks schneller, vor allem direkt in Google Chat. Vikunja kann Aufgaben ebenfalls an Kollegen geben, über eingetragene Verantwortliche, im Alltag fühlt sich das aber hakeliger an. Die mobile Nutzung ist weniger ausgereift, als wir es von den Google-Apps gewohnt waren. Die Einarbeitung dauert länger: Google Tasks versteht jeder in einer Minute, bei Vikunja wollen Ansichten, Filter, Spalten und Projekte erst einmal gelernt sein. Fertige Anbindungen an andere Werkzeuge gibt es ebenfalls weniger. Dazu kommt der Betrieb. Bei Google Tasks hat sich Google um Updates, Backups, Verfügbarkeit und Wartung gekümmert. Bei Vikunja macht das unser eigenes Team, zusätzlich zur übrigen Arbeit. Wenn der Dienst hakt, sucht niemand außer uns nach dem Fehler. Unterm Strich hat sich der Tausch für uns gelohnt. Wir haben mehr Struktur und die Hoheit über unsere Daten zurückbekommen. Bezahlt haben wir mit Komfort und mit Arbeitszeit. Auf einer Funktionsliste gewinnt Vikunja deutlich, im Alltag ist der Abstand kleiner. So gehen wir heute damit um. Die fehlende Einbettung gleichen wir teilweise über die offene Schnittstelle von Vikunja aus. Kleine Skripte legen Aufgaben an, hängen Dateien an oder schieben Karten in die nächste Spalte. Den alten Klick aus Gmail ersetzt das nicht, es nimmt uns aber die Handgriffe ab, die sich jede Woche wiederholen. Den Betrieb behandeln wir wie bei jedem anderen Dienst: Updates nach Plan, Backups, die wir auch testweise zurückspielen, und eine Vertretung für den Urlaub. Wenn Sie über einen ähnlichen Wechsel nachdenken, gilt dasselbe wie in den letzten beiden Ausgaben: Fangen Sie nicht bei den Funktionen an. Schreiben Sie zuerst auf, welche Wege Ihr Team jeden Tag geht. Bei uns war der Klick aus der Mail so ein Weg, und er stand auf keiner Anforderungsliste. Wir wussten vorher ungefähr, was uns fehlen würde. Wie oft es uns im Alltag auffällt, haben wir unterschätzt. 2. HAMMER UND SCHLÄGEL: Moodle und BigBlueButton, das Klassenzimmer auf dem eigenen Server In dieser Rubrik geht es ums Werkzeug. Heute: unsere Schulungsplattform https://akademie.a7.de , gebaut aus zwei quelloffenen Bausteinen. Moodle, https://moodle.org , ist das Lernmanagementsystem, also der Ort, an dem ein Kurs mit allem Drumherum liegt. BigBlueButton, https://bigbluebutton.org , ist das virtuelle Klassenzimmer für den Live-Unterricht. Beides betreiben wir selbst. In Moodle bekommt jede Schulung einen eigenen Kurs. Dort tragen wir die Teilnehmer ein, hinterlegen den Stundenplan und stellen Folien und Kursinhalte bereit. Für die Prüfung bauen wir vorbereitende Fragen ein, mit denen die Teilnehmer ihren Stand selbst testen. Wichtiges geht als Ankündigung an alle, Rückfragen landen im Forum, auch zwischen den Live-Terminen. Der Meetingraum hängt direkt im Kurs, mit einem Klick sitzen alle im selben Raum. Wer etwas sagen will, meldet sich per Handzeichen. Links und Zwischenfragen laufen über den Chat, und die Statusanzeige zeigt, wer gerade weg ist. Wer unterrichtet, behält so die Gruppe im Blick, auch ohne Kamerabild. Warum wir das so machen: In Schulungen entstehen Daten, die niemanden sonst etwas angehen. Wer teilnimmt, wie weit jemand bei den Übungsfragen ist, was im Forum gefragt wird. Das soll bei uns liegen, nicht bei einem US-Konferenzdienst. Moodle erklärt sich allerdings nicht von selbst. Bis ein Kurs so steht, wie wir ihn haben wollen, vergeht Zeit. Und BigBlueButton braucht ordentlich Rechenleistung, sobald viele gleichzeitig ihre Kamera einschalten. Allein die Serverressourcen für Moodle und BigBlueButton kosten uns inzwischen einen mittleren dreistelligen Betrag im Monat, weil die Preise dafür gestiegen sind. 3. ERFAHRUNG AUS DEM CLUB: Souverän mit 5,4 Stellen, aber nicht allein Aus einer kleinen Hochschule kam diese Mail: In unseren Ausgaben tauche immer wieder der Begriff selbst gehostet auf. Die gesamte IT und Digitalisierung der Hochschule stemmt dort eine Stabsstelle mit 5,4 Vollzeitstellen. Self-Hosting mit hoher Qualität und Sicherheit sei damit nicht zu leisten. Die Bitte: eine Ausgabe zum Paradox Souveränität gegen Fachkräftemangel. Danke dafür. Der Einwand ist berechtigt, zumal es auch heute wieder um zwei selbst betriebene Werkzeuge geht. Self-Hosting ist ein möglicher Weg zur Souveränität, aber nicht dasselbe. Souverän sind Sie, wenn Sie über Daten, Systeme und Anbieter selbst entscheiden. Dazu gehört, dass Sie wissen, in welchem Rechtsraum Ihre Daten liegen, und den Anbieter wechseln können, ohne alles neu zu bauen. Dafür müssen Sie die Server nicht selbst betreiben. Wichtig ist, dass die Kontrolle bei Ihnen bleibt. Drei Schritte für ein kleines Team: Erstens: Teilen Sie Ihre Dienste in zwei Gruppen. In die erste kommt, was Ihnen im eigenen Betrieb echten Mehrwert bringt. In die zweite alles andere. Selbst hosten Sie nur die erste Gruppe, und nur dann, wenn Updates, Backups und Vertretung sicher abgedeckt sind. Zweitens: Lassen Sie den Rest betreiben, aber souverän. Quelloffene Software als verwalteter Dienst eines deutschen oder europäischen Anbieters bringt Ihnen denselben Rechtsraum und die DSGVO. Die Software können Sie später zu einem anderen Anbieter mitnehmen. Drittens: Bündeln Sie Kräfte. Hochschulen haben hier einen Vorteil gegenüber vielen Mittelständlern: Verbünde, Landesrechenzentren und das Deutsche Forschungsnetz. Einen Dienst, den eine Hochschule allein nicht betreiben kann, trägt ein Verbund oft gemeinsam. Achten Sie dabei auf Verschlüsselung und auf offene Formate, mit denen ein Wechsel jederzeit möglich bleibt. Unser Fazit: Wir sehen hier eher einen Zielkonflikt als ein Paradox. Der Fachkräftemangel spricht sogar für gemeinsame und verwaltete Modelle. Souveränität ist auch mit 5,4 Stellen erreichbar, solange Sie nicht versuchen, alles allein zu betreiben. Haben Sie auch eine Frage oder einen Einwand wie diesen? Antworten Sie einfach auf diese Mail, sie landet direkt bei mir. Die spannendsten Themen nehmen wir uns hier vor, konkret und mit Handlungsschritten statt Beratersprech. Glück auf,
Chris