Ohne Videokonferenz geht es nicht. Kein MS-Teams, kein Jitsi, kein Opentalk. Aber was dann?

Willkommen zur zweiten Ausgabe des S7, dem Club der Souveränen. Diesmal geht es um etwas, an dem wir uns eine Weile die Zähne ausgebissen haben: Meetings ohne Microsoft, von der Terminfindung bis zum letzten Ton. Wir erzählen, welche Werkzeuge wir der Reihe nach durchprobiert haben und warum bei manchen Kunden trotzdem keine Verbindung zustande kam. Außerdem beantworten wir eine Leserfrage, die uns im Juli mehrfach erreicht hat: Was wir eigentlich zum Chatten nutzen. Viel Spaß beim Lesen. 1. UNTER KUMPELN: Meetings ohne Teams, und der Ton war das kleinste Problem Meetings gehören zum Arbeitsalltag, daran ändert auch die schönste Souveränitätsstrategie nichts. Über Teams läuft das bequem, nur hängen wir damit wieder an Microsoft und der US-Cloud. Für uns war früh klar: Das wollen wir ersetzen. Was wir damals unterschätzt haben: Das eigentliche Problem ist nicht das Meeting. Es ist der Termin davor. Angefangen haben wir mit Jitsi. Auf dem Papier ideal: quelloffen, schnell aufgesetzt, keine Lizenzkosten. In der Praxis fing es dann an zu haken. Auf manchen Kundengeräten war die Performance schlecht, und die Oberfläche war wenig intuitiv. Nicht jeder arbeitet täglich mit neuer Technik. Wenn ein Kunde sich schon durch das Beitreten kämpfen muss, haben wir etwas falsch gemacht. Diese Hürde wollten wir niemandem aufbürden. Der nächste Kandidat kam über die Hintertür. Für Mail und Kalender nutzen wir mailbox.org, und daran hängt eine OpenTalk-Instanz. Also getestet. Zwei Dinge fielen sofort auf. Das Ausgabegerät lässt sich nicht in der Oberfläche wählen, sondern nur über das Betriebssystem. Und eine direkte Terminvereinbarung bietet OpenTalk gar nicht erst. Für uns zwei zu große Lücken. Dann kam Nextcloud Talk. Technisch ausgereift, intuitiv zu bedienen, endlich ein Werkzeug, das sich rund anfühlte. Wir dachten, wir wären angekommen. Waren wir nicht. Bei manchen Kunden kam schlicht keine Verbindung zustande. Der Klassiker: ein wichtiger Termin, alle warten, und das Bild baut sich einfach nicht auf. So etwas passiert genau einmal, dann sucht man den Fehler. Erst war es rätselhaft, dann klar: Manche Firewalls blockieren P2P-Verbindungen, also die direkte Leitung zwischen den Teilnehmern. Ausgerechnet die Abkürzung, die den Call schneller machen soll, stand im Weg. Gelöst haben wir das mit dem Nextcloud Talk High-Performance Backend, kurz HPB. Das lenkt die Verbindung sauber über einen eigenen Server, statt sich auf die direkte Leitung zu verlassen. Seitdem kommen deutlich mehr Kunden ohne Bastelei in den Call. Ein Baustein mehr im Betrieb, dafür spürbar weniger Support-Anrufe. Den Tausch nehmen wir gerne. Damit war die Durchführung gelöst. Bleibt der Anfang der Kette: die Terminfindung. Nextcloud bringt dafür sogar eine eigene Lösung mit. Trotzdem sind wir am Ende bei einem anderen Werkzeug gelandet. Warum das so kam, warum Nextcloud Talk bei einzelnen Kunden bis heute blockiert wird und wie wir dem begegnen, das erzählen wir in der nächsten Ausgabe. Was wir aus der ganzen Reihe gelernt haben: Digitale Souveränität scheitert selten an der großen Grundsatzfrage. Sie scheitert an den kleinen Dingen. Am Mikrofon, das keiner findet. An der Firewall, die zumacht. An der Einladung, die niemand versteht. Genau da entscheidet sich, ob eine Alternative im Alltag trägt oder wieder in der Schublade landet. So begegnen wir dem: Wir testen jedes Werkzeug zuerst mit echten Kunden, nicht nur im eigenen, sauber konfigurierten Netz. Wir bauen lieber einen Server mehr, als unseren Kunden Frust zuzumuten. Und wir trennen die Frage der Durchführung von der Frage der Terminfindung, weil beide ihre eigenen Tücken haben. Drei Werkzeuge haben wir durchprobiert, bis eins für die Durchführung saß. Kein eleganter Weg, aber ein ehrlicher. 2. HAMMER & SCHLÄGEL In dieser Rubrik geht es sonst ums Werkzeug. Diesmal steckt das Werkzeug woanders: in der Leserfrage weiter unten. Dort verraten wir, mit welchem Tool wir chatten und warum. Lesen Sie also gleich weiter. 3. ERFAHRUNG AUS DEM CLUB: Was nutzen wir eigentlich zum Chatten? Diese Frage kam uns im Juli mehrfach auf den Tisch, aus Kundengesprächen und per Reply. Also raus mit der ehrlichen Antwort. Wir chatten mit Zulip, und davor haben wir einiges ausprobiert. Nextcloud Talk, Mattermost, Rocket.Chat und Matrix standen alle auf dem Prüfstand. Geblieben ist Zulip, wegen einer Sache: Jede Nachricht bekommt ein benanntes Thema, statt in einem endlosen Kanal zu versickern. Wer morgens reinschaut, sieht sofort, was ihn betrifft. Nextcloud Talk haben wir behalten, aber nur per Webhook für spontane Meetings direkt aus dem Chat. Kein Monolith, sondern das passende Werkzeug pro Aufgabe. Falls Sie gerade selbst über einen Wechsel nachdenken, drei Schritte aus unserer Praxis: Erstens: Zählen Sie eine Woche lang mit, worüber Sie wirklich chatten. Die meisten Teams brauchen weniger Funktionen, als der Anbieter verkauft. Zweitens: Testen Sie den Kandidaten auf echten Geräten, nicht nur im eigenen Netz. Firewalls und alte Laptops zeigen Probleme, die im Testlabor nie auftauchen. Drittens: Trennen Sie Chat und Videoanruf gedanklich. Ein Werkzeug, das beides halbgut kann, verliert oft gegen zwei, die je eine Sache richtig machen. Sie haben auch so eine Frage rund um digitale Souveränität, Migration oder sichere Zusammenarbeit? Antworten Sie einfach auf diese Mail. Die spannendsten Themen greifen wir hier künftig auf, konkret und mit Handlungsschritten statt Beratersprech. Glück auf Chris