Ergänzende Datenschutzerklärung

Datenschutz im Bewerbungsverfahren

Stand: März 2026 · Informationspflicht gem. Art. 13 DSGVO

Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Tätigkeit bei der AWARE7 GmbH. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns besonders wichtig. Mit dieser Erklärung informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten im Bewerbungsverfahren verarbeiten. Sie ergänzt unsere allgemeine Datenschutzerklärung, die den Website-Betrieb regelt.

1 Verantwortlicher

Verantwortliche Stelle

AWARE7 GmbH
Munscheidstraße 14
45886 Gelsenkirchen
+49 209 8830 6760
legal@a7.de

Datenschutzbeauftragter

Kevin Jäkel LL.B.
HK2 Comtection GmbH
Hausvogteiplatz 11A, 10117 Berlin
datenschutz@a7.de

2 Bewerbungsweg

Bewerbungen nehmen wir ausschließlich über unser Bewerbermanagementsystem Personio entgegen. Den Zugang finden Sie über unsere Karriereseite.

Hinweis: Bewerbungen, die uns per E-Mail erreichen, werden aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht verarbeitet und unverzüglich gelöscht. Bitte nutzen Sie ausschließlich unser Bewerbungsportal.

3 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b

Vorvertragliche Maßnahme

Die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten ist erforderlich zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen — konkret: zur Beurteilung Ihrer Eignung für die ausgeschriebene oder eine vergleichbare Stelle und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

§ 26 Abs. 1 BDSG

Beschäftigungsverhältnis

Ergänzend stützt sich die Verarbeitung auf § 26 Abs. 1 BDSG, wonach personenbezogene Daten von Beschäftigten (einschließlich Bewerbern, § 26 Abs. 8 Nr. 2 BDSG) verarbeitet werden dürfen, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Art. 6 Abs. 1 lit. f

Berechtigtes Interesse

Soweit wir öffentlich zugängliche berufliche Informationen über Sie einsehen (z.B. LinkedIn-Profil), stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an der Überprüfung beruflicher Qualifikationen. Wir werten keine privaten Social-Media-Profile aus.

Art. 6 Abs. 1 lit. a

Einwilligung (Talentpool)

Eine darüber hinausgehende Speicherung Ihrer Daten im Talentpool für zukünftige Stellenangebote erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen, freiwilligen Einwilligung. Diese können Sie jederzeit widerrufen.

4 Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir folgende Datenkategorien, soweit Sie uns diese übermitteln:

Name, Vorname, Anrede E-Mail-Adresse Telefonnummer Anschrift Anschreiben Lebenslauf Zeugnisse & Zertifikate Referenzen Gehaltsvorstellung Frühester Eintrittstermin Foto (falls beigefügt) Schwerbehinderung (falls angegeben)

Pflichtangaben in Personio sind als solche gekennzeichnet. Alle weiteren Angaben sind freiwillig. Die Angabe einer Schwerbehinderung kann für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z.B. § 164 SGB IX) relevant sein.

5 Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten erhalten ausschließlich:

Personalverantwortliche der AWARE7 GmbH

Die zuständige Fachabteilungsleitung für die ausgeschriebene Stelle

Die Geschäftsführung (bei finaler Entscheidung)

Auftragsverarbeiter

Personio SE & Co. KG

EU · AVV

Bewerbermanagementsystem. Hosting in der EU. Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Datenschutzerklärung Personio →

Mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH)

DE · AVV

E-Mail-Dienst für interne Kommunikation. Server ausschließlich in Deutschland. Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt. Ein Transfer in Drittländer außerhalb der EU/des EWR erfolgt nicht.

6 Speicherdauer und Löschung

Während des Verfahrens

Ihre Daten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens in Personio gespeichert.

Nach Ablehnung — 6 Monate

§ 15 Abs. 4 AGG

Nach Abschluss des Verfahrens bewahren wir Ihre Unterlagen maximal 6 Monate auf. Diese Frist ergibt sich aus der Geltendmachungsfrist des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (2 Monate Geltendmachung + 3 Monate Klagefrist + 1 Monat Zustellungspuffer). Danach werden alle Daten automatisiert gelöscht.

Talentpool — max. 24 Monate

Einwilligung

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung speichern wir Ihre Daten bis zu 24 Monate im Talentpool, um Sie bei passenden zukünftigen Stellen zu kontaktieren. Die Einwilligung ist freiwillig — eine Ablehnung hat keinen Einfluss auf Ihre aktuelle Bewerbung. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen.

Bei Einstellung

Im Falle einer Einstellung werden die für das Beschäftigungsverhältnis relevanten Daten (Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise) in die Personalakte übernommen. Nicht benötigte Bewerbungsunterlagen (z.B. Anschreiben) werden gelöscht.

7 Online-Recherche

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können wir öffentlich zugängliche berufliche Informationen über Sie einsehen, insbesondere:

Berufliche Netzwerke (z.B. LinkedIn, Xing)

Fachliche Veröffentlichungen, Konferenzbeiträge oder Open-Source-Projekte

Wir werten keine privaten Social-Media-Profile (Facebook, Instagram etc.) aus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an der Verifizierung beruflicher Qualifikationen. Sie können diesem jederzeit widersprechen.

8 Initiativbewerbungen

Initiativbewerbungen nehmen wir ebenfalls über Personio entgegen. Es gelten dieselben Datenschutzhinweise wie für reguläre Bewerbungen. Sofern aktuell keine passende Stelle verfügbar ist, bieten wir Ihnen die Aufnahme in unseren Talentpool an (mit gesonderter Einwilligung). Ohne Einwilligung werden Ihre Daten spätestens nach 6 Monaten gelöscht.

9 Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Art. 22 DSGVO statt. Alle Auswahlentscheidungen werden von Menschen getroffen.

10 Ihre Rechte als betroffene Person

Art. 15

Auskunft

Sie können Auskunft über alle von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

Art. 16

Berichtigung

Sie haben das Recht auf unverzügliche Berichtigung falscher oder unvollständiger Daten.

Art. 17

Löschung

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung entfallen ist.

Art. 18

Einschränkung

Sie können statt Löschung die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Art. 20

Datenübertragbarkeit

Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format herausverlangen.

Art. 21

Widerspruch

Sie können der Verarbeitung auf Basis berechtigten Interesses jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

Art. 7 Abs. 3

Widerruf der Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung (z.B. Talentpool) können Sie jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Art. 77

Beschwerde bei Aufsichtsbehörde

Zuständig: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@a7.de

Stand: März 2026

Allgemeine Datenschutzerklärung datenschutz@a7.de