PDF verkleinern - so einfach geht es on- und offline!

In dem heutigen Blogbeitrag geht es um den Speicherplatz einer PDF-Datei. Das Dateiformat PDF ist weit verbreitet und findet vor allem bei Rechnungen oder anderen Dokumenten, welche nicht angepasst werden sollen, große Verwendung. Wir schauen uns 2 verschiedene Möglichkeiten an, wie Sie die Größe einer PDF-Datei verkleinern können.

PDF Portable Document Format

Über eine PDF-Datei ist nahezu jeder Nutzer des Internets bereits gestoßen. Es gilt als ein sehr sicheres Dateiformat und wird dementsprechend häufig genutzt. Ein aktuelles Beispiel für die Verwendung von PDF-Dateien ist die Immatrikulation an einer Fachhochschule oder Universität. Durch den Corona-Virus wird die Immatrikulation an vielen Hochschulen nun komplett online durchgeführt. Sämtliche Dateien, wie bspw. Abitur-Zeugnis, Personalausweis und Versicherungsnachweise müssen sicher an die Hochschule geschickt werden. Da die PDF-Datei grundsätzlich nicht verändert werden kann, akzeptieren die meisten Institutionen nur dieses Dateiformat. Ein Grund dafür, dass PDF sicherer ist, als bspw. doc oder docx sind die sogenannten Makros. Makros sind zusätzliche Befehle, die der Nutzer freigeben kann. Viele große Ransomware oder andere Cyber-Angriffe wurden mit Hilfe solcher Makros durchgeführt. Ein Nachteil einer PDF-Datei ist, dass diese häufig sehr groß ist. Möchten Sie mehrere PDF-Dateien per E-Mail verschicken, stoßen Sie schnell an die Grenzen des E-Mail Anhangs. Um dieses Problem zu lösen gibt es zwei Möglichkeiten den Speicherverbrauch der PDF-Dateien zu verkleinern:

Verwendung von lokalen Programmen

Unter den verschiedenen Betriebssystemen gibt es viele Programme, die eine PDF-Datei verkleinern können. Unter dem Windows-Betriebssystem gibt es bspw. PDF24 oder Bullzip. Der Nachteil dieser Option ist lediglich die Tatsache, dass Sie solch ein Tool herunterladen müssen. Unter MacOS kann eine PDF bereits mit dem vorinstallierten Programm “Vorschau” verkleinert werden. Dazu muss eine PDF-Datei geöffnet werden und anschließend auf den Reiter “Ablage” und “Exportieren” geklickt werden. Nun öffnen sich verschiedene Optionen in denen Sie auch einen Quartz-Filter einstellen können. Hier können Sie unter anderem auswählen “Dateigröße reduzieren”.

Ein PDF Dokument einfach verkleinern

PDF verkleinern durch Online-Anwendungen

Die andere Möglichkeit besteht darin eine PDF-Datei online zu verkleinern. Dies funktioniert indem Sie eine PDF-Datei auf einer Webseite hochladen. Diese Webseite selber reduziert die Dateigröße der hochgeladenen Datei und stellt abschließend die verkleinerte Version in einem Download bereit. Der Vorteil ist, dass für diese Möglichkeit keine Download einer Software notwendig ist. Aber Vorsicht: Es sollten keine sensiblen Informationen hochgeladen werden. Wer Schadsoftware in PDF Dokumenten ausschließen will, der sollte sich Dangerzone ansehen. Um in einem letzten Schritt noch mehr Speicherverbrauch zu reduzieren können mehrer PDF-Dateien in ein Archiv zusammengefasst werden. Dies ist ebenfalls standardmäßig bei MacOS verfügbar, indem mehrere Dateien markiert werden und per Rechtsklick “Dateien komprimieren” ausgewählt wird.